Viele Meetings scheitern schon, bevor überhaupt das erste Wort gesprochen wurde. Im Vorfeld sollte zunächst einmal eine klare Zielsetzung definiert werden. Danach sollte man einen strukturierten Ablauf skizzieren, aus dem sich die Agenda ergibt – dies schafft Orientierung.

Klären Sie im Vorfeld:

• Was soll erreicht werden?
• Welche Themen gehören zur Agenda und welche nicht?

Die Tagesordnung sollte kompakt sein und am besten vorher den Teilnehmenden mitgeteilt werden. So können sich alle vorbereiten. Wer das Meeting so plant, legt den ersten Grundstein für ein fokussiertes, zielorientiertes Meeting.

Nicht jedes Meeting muss sich an alle richten. Ein kleinerer, aber dafür fokussierter Teilnehmerkreis sorgt für reibungslosere Abläufe, da das Risiko von Abschweifungen oder Wiederholungen minimiert wird. Idealerweise wissen alle Beteiligten schon, welche Rolle sie im Meeting einnehmen – etwa Moderation oder Protokoll. Wichtig ist es alle teilnehmenden Personen, egal ob präsent oder remote zugeschaltet möglichst aktiv einzubinden.

Zeit ist Gold – auch in Meetings. Sie wird schnell zum größten Engpass. Zeitmanagement bietet für viele Meetings ein großes Optimierungspotenzial. Ohne klaren Rahmen verlieren sich wichtige Agenda Punkte schnell in Nebenthemen, greifbare Ergebnisse bleiben aus.

Durch ein klares Zeitfenster kann der Ablauf effizienter gesteuert werden:

• Beginn und Ende verbindlich definieren
• Für jeden Agenda Punkt ein realistisches Zeitlimit festlegen
• Einen Time-Keeper benennen, der auf den Zeitrahmen achtet

Tipp: Mit Präsentationssoftware können Sie Zeitvorgaben visuell oder akustisch signalisieren lassen. Dadurch bleibt das Meeting im Fluss.

Gute Planung nützt wenig, wenn die passende technische Infrastruktur fehlt. Professionelle Konferenzsysteme, bequemes Einrichten, einfache Bedienung und stabile Verbindungen sind die Basis für störungsfreie Meetings, egal, ob intern oder extern. Gerade bei regelmäßig genutzten Räumen lohnt sich eine professionelle Ausstattung. Unsere Konferenztechnik umfasst verschiedene Lösungen, damit ihre Messages auch wirklich bei den Teilnehmenden ankommen.

BYOD (Bring Your Own Device Lösungen)

Bring Your Own Device (BYOD) ermöglicht es den Nutzern ihre eigenen Geräte wie Smartphones oder Laptops mit den Präsentationsgeräten zu verbinden. Dies schafft bequemere und schnellere Möglichkeiten, Systeme in Konferenzräumen zu nutzen. Entdecken sie hierfür verschiedene BYOD-Systeme von ComPeri.

Projektoren und Beamer

Mit Projektoren und Beamern wie zum Beispiel LCD-, Laser-Hochleistungsprojektoren sowie LED-Beamern erhalten sie gestochen scharfe Bilder. Egal, welche Raumgröße, Teilnehmerzahl, Verwendungszweck oder technische Infrastruktur – wir haben die ideale Lösung für Ihren Betrieb, um Informationen zu visualisieren.

Videokonferenzsysteme

Videokonferenzsysteme verbinden beste Videoqualität mit hervorragender Audioqualität. Die Systeme wie Displays, Kameras und Mikrofone richten sich dabei nicht nur an große Unternehmen. Auch Schulen, Unis, Agenturen oder kleine Unternehmen können von unserer Videokonferenztechnik profitieren.

Informationen sollten klar sichtbar und verständlich visualisiert werden, um Rückfragen zu minimieren. Dazu eignen sich Projektoren in Kombination mit Präsentationssoftware für eine kollaborative Arbeitsweise oder alternativ Whiteboards.

Durch Bildschirmfreigaben und Live-Kommentarfunktionen können auch remote zugeschaltete Teilnehmer aktiv am Meeting mitwirken, was die Beteiligung insgesamt steigert.

Räume wurden versehentlich doppelt belegt oder niemand weiß, wo das Treffen stattfinden soll? Digitale Türschilder und Buchungssysteme helfen, Übersicht und Struktur in die Raumplanung zu bringen. Das spart Zeit, verhindert Buchungsprobleme und gibt den Teilnehmenden Sicherheit.

ComPeri bietet digitale Raumbuchungssysteme an, die auch als digitale Türschilder verwendet werden können. Dadurch reduzieren Sie interne Konflikte und Doppelbuchungen.

Ein gutes Meeting endet nicht nur mit einem klaren Ergebnis. Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Besprechung selbst – sie schafft einen Überblick und Transparenz.

Ein effektives Meeting sollte mit einer klaren Zusammenfassung enden:

• Welche Entscheidungen wurden getroffen?
• Wer übernimmt welche Aufgaben bis wann?
• Gibt es Folge-Termine?

Nur wenn die besprochenen Punkte dokumentiert und nächste Schritte festgehalten werden, entsteht ein Fortschritt.

Mit Meetings mit ComPeri effizient gestalten

Effiziente Meetings brauchen mehr als eine Agenda – sie brauchen die richtige Technik, klare Abläufe und einen zuverlässigen Partner. ComPeri unterstützt Sie dabei, Ihre Besprechungen produktiver zu gestalten – durch smarte Konferenztechnik, durchdachte Raumplanung und zuverlässigen Service.

Sie möchten Ihre Meetingräume modernisieren oder einen Konferenzraum neu einrichten? Dann vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit ComPeri. Wir informieren Sie individuell, finden die passende Lösung – und sorgen dafür, dass Ihre Meetings so effizient und effektiv, wie möglich ablaufen.