Meeting in unterschiedlichen Zeitzonen planen

Bevor Sie ein Meeting planen, sollten Sie sich erst einmal die Frage stellen, um was für eine Art von Konferenzschaltung es sich handelt. Mit dieser Frage hängt nämlich zugleich zusammen, mit welchen Teilnehmenden Sie rechnen sollten. Sollte es sich beispielsweise um ein regelmäßig wiederkehrendes Meeting in Form einer wöchentlichen oder monatlichen Teambesprechung handeln, sollten Sie definitiv darauf Acht geben, dass keine der beteiligten Personen aufgrund der Zeitzone dauerhaft benachteiligt wird.

Manchmal ist es jedoch unmöglich, es allen recht zu machen. Sollte sich Ihr Team aus solch unterschiedlichen Zeitzonen zusammensetzen, dass es nie eine perfekte Zeit für alle geben kann, sollten Sie eine rotierende Zeitplanung in Erwägung ziehen. So kann jeder Teilnehmer einmal den für ihn oder sie optimalen Zeitpunkt bestimmen und die Verteilung ist fair.

Auch abhängig von der Art des Meetings sind die Teilnehmerzahl und daraus absehbar die meistvertretene Region. Sollten Sie eine einmalige Konferenz veranstalten, empfiehlt es sich, vorab eine Umfrage zu erstellen, wer überhaupt an der Teilnahme interessiert wäre. Je nachdem, wie viele Interessierte aus einer bestimmten Zeitzone kommen, kann dies in Ihrer Planung Berücksichtigung finden. Sollten Sie es auch hier nicht allen recht machen können, richten Sie sich am besten nach der Mehrheit. Idealerweise sollte jedoch für keine der teilnehmenden Personen eine unmögliche Uhrzeit genannt werden.

Um überprüfen zu können, dass keine der Uhrzeiten unmöglich für einen der Teilnehmenden ist, empfiehlt es sich, einen Blick in Apps oder auf Tabellen zu werfen, welche die unterschiedlichen Zeitzonen erklären beziehungsweise veranschaulichen.

Wie bei so vielem im Leben gilt auch hier: Google ist Ihr Freund und Helfer. Ob Sie eine Übersicht über alle Zeitzonen haben möchten oder spezifisch in Erfahrung bringen wollen, wie viel Uhr es gerade an einem bestimmten Ort ist – Google hat meist die Antwort auf solche Fragen. Mittlerweile gibt es aber auch zahlreiche Apps, die Ihnen bei der Planung und Organisation Ihrer Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg helfen können.

Sollten Sie mit dem Google Kalender arbeiten oder Ihre Meetings über Outlook planen, nehmen diese Ihnen bereits einiges an Arbeit ab, denn beide Plattformen ändern die Zeiten entsprechend der Zeitzonen der Teilnehmenden automatisch. Dadurch wird Ihnen und Ihren Meeting-Teilnehmern viel Arbeit und Rechnerei abgenommen, denn so kann sich jeder nach den Angaben in seinem eigenen Kalender richten.

Ansonsten ist es empfehlenswert, dass Sie selbst etwas Voraussicht hinsichtlich der Zeitzonen und weiteren Termine Ihrer Kolleginnen und Kollegen in Ihre Planung einbeziehen. Je mehr Sie sich im Klaren darüber sind, in welchen Zeitzonen sich die anderen Personen befinden und welche feststehenden, wiederkehrenden Meetings es womöglich bereits für diese gibt, umso einfacher können Sie Konferenzen veranstalten, an denen alle teilnehmen können.

Indem Sie offizielle Meeting-Einladungen erstellen und automatisierte Erinnerungen verschicken lassen, unterstützen Sie Arbeitnehmer und Arbeitgeber darin, selbst nicht den Überblick zu verlieren und im Ernstfall kurz vor dem Meeting noch einmal an dieses erinnert zu werden. Abschließend ist es ebenfalls sinnvoll für diejenigen, die nicht in der Lage waren, am Meeting teilzunehmen, ein Protokoll zu führen oder das Meeting direkt aufzuzeichnen. So können sich alle Interessierten die wichtigsten Punkte auch einige Zeit später noch einmal in Ruhe ansehen.

Als professioneller Partner für Konferenzraum- und Medientechnik sind wir von ComPeri der optimale Ansprechpartner, um Ihnen bei der Planung und Gestaltung Ihrer Räumlichkeiten im Großraum München sowie bei Fragen rund um die Anschaffung der optimalen Software zu helfen. Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der idealen Ausstattung für Videokonferenzen. Mit unserer Unterstützung versehen wir Ihre Büroräume mit der notwendigen Hardware, wie Displays, Videokamera- und Audiosystemen. Die Arbeitswelt 4.0 macht vor niemandem Halt und wir freuen uns, Sie auf Ihrem Weg dorthin zu begleiten.

Unsere Leistungen umfassen neben der Planung und Konzeption ebenfalls die Einrichtung Ihrer Meetingräume und anschließend die regelmäßige Wartung Ihrer Hard- und Software. Auch bei weiteren Fragen rund um Videokonferenztechnik stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.