Ein Virtual Reality Meeting ist eine digitale Besprechung, bei der Teilnehmende mithilfe von 3D-Technologie in einer virtuellen Umgebung miteinander interagieren. Meetings in dieser Form eröffnen neue Möglichkeiten in der Gestaltung von Veranstaltungen wie Konferenzen oder Besprechungen. Bereits jetzt zählen Meetings in Virtual Reality (VR) zu den beliebtesten Teammeeting-Arten.

Virtual Reality Meetings schaffen das Gefühl, physisch in einem gemeinsamen Raum anwesend zu sein – selbst wenn alle Teilnehmenden von unterschiedlichen Orten aus zugeschaltet sind. Hier besteht auch für internationale Teams die Möglichkeit, persönlicher miteinander in Kontakt zu treten. Statt flacher Videokonferenzen auf einem Bildschirm entsteht ein Raumgefühl, in dem die Teilnehmenden miteinander sprechen, Ideen interaktiv präsentieren oder Objekte gemeinsam betrachten können.

Damit Virtual Reality Meetings technisch umsetzbar sind ist es wichtig, dass alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen über die nötige Hard- und Software verfügen. Hierzu zählen unter anderem eine Virtual Reality Brille (VR-Headset) sowie Controller zur Steuerung in der virtuellen Umgebung. Solange diese Grundbedingung erfüllt ist, können sie wie bei herkömmlichen digitalen Meetings eingeladen werden und den Meetings selbstständig beitreten.

Vor der Teilnahme an einem Virtual Reality Meeting können die Beteiligten einen Avatar erstellen, der sie in der virtuellen Welt repräsentiert. Über die Controller oder Hand-Tracking-Systeme lässt sich der Avatar in dem virtuellen Besprechungsraum bewegen. So kann er frei mit anderen Teilnehmenden und Objekten interagieren. Besonders immersiv wird die Erfahrung durch die räumlich begrenzte Audioausgabe. Denn dann nimmt man nur die Geräusche wahr, die im virtuellen Raum in Hörweite auftreten.

Auf dem Markt für Virtual Reality Meeting Pattformen stehen mittlerweile verschiedene Anbieter zur Auswahl. Zu den bekanntesten Anwendungen gehören Glue, Horizon Workrooms, Spatial oder Engage. Sie verfügen jeweils über unterschiedlichen Funktionen für Präsentationen, Schulungen oder kreative Workshops. Bei der Wahl der passenden Software sollen mehrere Faktoren bedacht werden:

• Über welche Funktionen verfügt das Programm?
• Welche Datenschutzbedingungen erfüllt die Software?
• Ist die Anwendung mit anderen Collaboration Softwares kompatibel?
• Ist es auch ohne VR-Headset möglich, dem virtuellen Raum beizutreten?

Für die Teilnahme an einem virtuellen Konferenzraum ist die Wahl der passenden Hardware entscheidend. Für die Teilnahme in virtuellen Konferenzräumen können unterschiedliche Virtual Reality Brillen zum Einsatz kommen. Die Auswahl reicht von Stand-alone-Geräten – mit eingebauter Hardware – wie der Meta Quest bis zu PC-gebundenen Systemen mit höherer Auflösung. PC-gebundene Headsets unterscheiden sich nochmals darin, dass sie entweder kabelgebunden sind oder über eine drahtlose Verbindung angeschlossen werden.

Für den Fall, dass nicht alle Teilnehmenden über die nötige Hardware verfügen, ist es bei vielen Virtual-Reality-Softwares möglich, über eine Desktopanwendung teilzunehmen. Dabei wird die virtuelle Umgebung einfach auf dem Monitor angezeigt, ähnlich wie bei einem 3D-Spiel. Die Teilnehmer bewegen sich per Maus und Tastatur durch den Raum, sehen die anderen Avatare und können per Headset kommunizieren – ganz ohne VR-Brille. Das ist besonders für Personen wichtig, die beim Tragen der Brille mit Schwindelgefühlen zu kämpfen haben.

Ein Meeting in Virtual Reality bietet verschiedene Vorteile gegenüber herkömmlichen Online-Besprechungen:

• Angenehme Atmosphäre: Die Kommunikation wirkt natürlicher, da Teilnehmende im virtuellen Raum Gesten und Blickrichtungen besser wahrnehmen können.
• Kollaboratives Arbeiten: Inhalte wie 3D-Modelle lassen sich gemeinsam in Echtzeit bearbeiten und rundum betrachten.
• Weniger Reiseaufwand: Virtuelle Treffen verfügen über das Potenzial den Reiseaufwand zu reduzieren. Denn durch die persönliche Zusammenarbeit im Virtual Reality kann die Frequenz von Betriebsreisen gesenkt werden.
• Effizienzsteigerung: Teams können konzentrierter arbeiten, da Ablenkungen durch den immersiven Raum minimiert werden.

Zusätzlich eröffnet die Integration von Virtual Reality Meeting in den Unternehmensalltag neue Potenziale. Schulungen, Produktpräsentationen und Projektbesprechungen können interaktiv und besonders anschaulich gestaltet werden. Auch VR im Klassenzimmer gewinnt an Bedeutung: Virtuelle Lernumgebungen ermöglichen es, komplexe Themen anschaulich zu vermitteln und Lerninhalte an Schulen erlebbar zu machen. Durch die Möglichkeit, den virtuellen Raum frei zu entwerfen und externe Tools einzubinden, sind den kreativen Gestaltungsmöglichkeiten kaum Grenzen gesetzt.

Virtual Reality Meetings sind der nächste Schritt in der digitalen Zusammenarbeit. Um eine virtuelle Meetingkultur zu etablieren, ist es wichtig, dass Unternehmen die passende technische Ausstattung zur Verfügung stellen. Hierzu zählen neben einer leistungsstarken Hard- und Software auch geeignete Räumlichkeiten. Konferenz- und Meetingräume sollte möglichst so gestaltet werden, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch Meetings in Virtual Reality dort ungestört durchführen können.

Das Fachpersonal von ComPeri unterstützt sie bei der Konzeption und Planung eines geeigneten Meetingraums. Wir beraten Sie und übernehmen die technische Ausstattung für ihre Räumlichkeiten. Mit der passenden Konferenzraumtechnik und Büroausstattung können Sie Virtual Reality Meetings problemlos umsetzen.