Buchungssystem für den Konferenzraum: Darum lohnt es sich

Grundsätzlich gilt: Je größer ein Unternehmen ist, umso schwieriger wird es, die einzelnen Mitarbeitenden und Arbeitsräume zu verwalten. Automatisierte Systeme und technische Hilfen können hier eine optimale Stütze darstellen. Aber auch in kleineren Unternehmen kann es zu Missverständnissen und Doppelbuchungen kommen. Hier ist es hingegen oftmals schwierig, auf einen anderen Raum auszuweichen, da das Unternehmen über weniger Konferenzräume verfügt.

Um Arbeitszeit zu sparen, die durch Missverständnisse verlorengeht, und um zu vermeiden, im schlimmsten Fall gar Kunden zu verärgern, eignen sich Raumbuchungssysteme. Mithilfe dieser können die Arbeitnehmenden einen Raum für sich und ihre Kollegen oder Kunden buchen und für einen festen Zeitraum in Anspruch nehmen. Anders als bei einer mündlichen Absprache lassen Raumbuchungssysteme eine weitere Buchung für den gleichen Zeitraum gar nicht erst zu.

Mittlerweile gibt es zahlreiche separate Buchungssysteme für den Arbeitsplatz, viele Firmen nutzen hierfür aber auch Outlook. Über den Terminplanungs-Assistenten von Outlook können Sie einzelne Räume anlegen und buchen. Mithilfe des Assistenten lassen sich die aktuellen Belegungsdaten der Räume einsehen und erkennen, wann welcher Raum gebucht wurde. Auch können Sie Serientermine einstellen und sich so dauerhaft den Konferenzraum für die wöchentliche Team-Besprechung sichern.

Die gleichen Möglichkeiten bieten andere Arbeitsplatz-Buchungssysteme. Welche dieser Software-Optionen sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sollten Sie beispielsweise über eine große Anzahl an Arbeitnehmenden im Home-Office verfügen, lohnt es sich, ein System zu verwenden, welches das Hinzuschalten zu Konferenzen vereinfacht. Ein Zusammenspiel aus Videokonferenz-Software, hochwertiger Hardware und dem Raumbuchungssystem sorgt so für einen reibungslosen Arbeitsablauf für alle räumlich Anwesenden und Abwesenden.

Nachdem Kolleginnen und Kollegen Ihre Meeting-Einladung angenommen haben, bleiben diese über alle Änderungen informiert. Sollte die Konferenz abgesagt oder in einen anderen Raum verschoben werden, werden automatisch alle Teilnehmenden darüber in Kenntnis gesetzt. Dies ist nicht zuletzt dann hilfreich, wenn sich mehrere Arbeitnehmer aus unterschiedlichen Zeitzonen hinzuschalten. Das System nimmt Ihnen die Arbeit des Rechnens und Kalkulierens ab. Auch helfen Arbeitsplatz-Buchungssysteme jedem Einzelnen, den eigenen Arbeitsalltag zu organisieren und keine Doppelbuchungen von Terminen vorzunehmen.

Die Privatsphäre muss hierbei nicht zurückstecken. So sollte jedes professionelle Buchungssystem die Option anbieten, dass Sie einen Konferenzraum buchen, ohne die exakten Gründe anzugeben. Sollte es sich beispielsweise um ein privates Mitarbeitergespräch handeln, das nicht für jeden online als solches zu erkennen sein soll, lässt sich die Raumbuchung problemlos als privat kennzeichnen. Auf diese Weise weiß jeder, dass der Raum nicht verfügbar ist, ohne die spezifischen Gründe hierfür zu kennen.

In Zeiten der Arbeitswelt 4.0, in denen mehr und mehr Arbeitnehmende Teil- oder Vollzeit von zu Hause aus arbeiten, sind Buchungssysteme nicht mehr nur etwas für den Konferenzraum. In Form des Reversiblen Büros haben immer weniger Beschäftigte feste Arbeitsplätze, da diese sonst einen Großteil der Zeit leer blieben. Arbeitsplatz-Buchungssysteme eignen sich folglich nicht mehr nur für die Raumbuchung, sondern ebenfalls für die Belegung einzelner Schreibtische im Großraumbüro.

Als professioneller Anbieter für Konferenzraum- und Medientechnik sind wir Ihr Ansprechpartner für alle Formen von Hard- und Software für Ihr Unternehmen. Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der optimalen Videokonferenz-Software und statten Ihr Großraumbüro mit der passenden Technik aus. Dazu zählt ebenfalls das für Ihren Arbeitsplatz am besten geeignete Buchungssystem.

Zu unseren Leistungen zählen neben der Beratung und Konzeption Ihrer Räumlichkeiten ebenfalls die Installation und regelmäßige Wartung aller technischen Geräte. Wir statten Kundinnen und Kunden bereits seit 1993 mit hochwertiger Konferenz- und Medientechnik aus und bleiben hierbei immer am Zahn der Zeit. Von der Präsentationstechnik über Digital Signage bis hin zu Signalmanagement – Wir sind Ihr Ansprechpartner! Zu unseren Kunden zählen neben Büro-Unternehmen auch Bildungseinrichtungen sowie Hotels oder Museen. Haben Sie Interesse an einer unserer Leistungen?

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