7 Tipps für gelungene Online-Meetings

1. Strukturieren Sie Ihr Online-Meeting

„Das hätte man auch alles in einer Mail sagen können.“ – Wer kennt das Gefühl nicht? Das letzte Team-Meeting hat Sie wertvolle Arbeitszeit gekostet, ohne von wirklichem Nutzen gewesen zu sein? Dies ist einer der Hauptgründe, aus denen Sie Ihr Meeting vorab planen sollten. Nicht nur hilft es Ihnen dabei zu bestimmen, ob das Abhalten eines Online-Meetings überhaupt notwendig ist. Es erleichtert Ihnen auch die anschließende Strukturierung.

2. Teilen Sie die Struktur mit den Teilnehmenden

Lassen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern die Struktur vorab zukommen, sodass diese wissen, worauf sie sich einstellen müssen. Hierzu gehören ebenfalls Hinweise darüber, ob bestimmte Software bereits heruntergeladen werden soll und sich die Teilnehmenden mit den entsprechenden Tools vertraut machen sollten. Auf diese Weise können sich die Teilnehmenden etwaige Fragen bereits vorab überlegen, die Aufgaben sind schon verteilt und das gesamte Meeting kann so wesentlich flüssiger ablaufen.

3. Überprüfen Sie die Technik für das Online-Meeting

Zur Vorbereitung und Planung eines Online-Meetings gehört ebenfalls, dass Sie sicherstellen, dass Ihre zu verwendende Technik funktioniert. Überprüfen Sie noch einmal Ihre Audio- und Videokanäle und die Videokonferenz-Software, bevor Sie das Meeting starten. Zur Planung eines Online-Meetings gehört außerdem, dass Sie bei Bedarf die unterschiedlichen Zeitzonen der Meeting-Teilnehmenden berücksichtigen.

4. Halten Sie sich an Ihre eigenen Zeitvorgaben

Damit das Online-Meeting flüssig und nach dem von Ihnen vorab festgelegten Zeitplan ablaufen kann, sollten Sie pünktlich beginnen. Planen Sie einen Zeitpuffer von fünf Minuten für Verspätungen ein, warten Sie aber ansonsten nicht länger auf etwaige Nachzügler – Das wäre nicht fair für die übrigen Teilnehmenden.

Befolgen Sie Ihre vorab festgelegte Struktur: Fragen sollten berücksichtigt werden, weichen Sie jedoch nicht zu weit von Ihrer vorgefertigten Struktur ab. Wenn eine Diskussion zu lange dauert, verlagern Sie diese auf einen späteren Zeitpunkt und finden Sie einen Weg zurück zu Ihrem ursprünglichen Zeitplan.

5. Halten Sie das Online-Meeting zu zweit ab

Gerade bei langen Meetings halten Sie und mindesten eine weitere Person das Meeting am besten zusammen ab, sodass Sie sich mit dem Reden und den technischen Aufgaben abwechseln können. Bei Online-Meetings ist es noch wichtiger als bei persönlichen Meetings, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden beständig auf sich zu ziehen. Ablenkungen aufgrund technischer Aspekte, wie der Bedienung der PowerPoint-Folien, verlangsamen den gesamten Termin. Wenn möglich, teilen Sie sich diese Aufgaben deshalb mit einer zweiten Person und wechseln sich ab.

6. Beziehen Sie die Teilnehmenden mit ein und planen Sie Pausen

Fordern Sie alle Beteiligten dazu auf, ihre Mikrofone stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen, um ablenkende Hintergrundgeräusche auszublenden. Beziehen Sie die Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer aktiv in die Gespräche mit ein, geben Sie ausreichend Raum für Fragen und lockern Sie Ihr Online-Meeting durch Breakout-Sessions unter den Teilnehmenden, Übungsaufgaben und tatsächliche Pausen auf.

7. Fassen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen

Je nachdem, aus welchem Grund Sie das Online-Meeting abgehalten haben, kann es von Vorteil sein, im Anschluss noch einmal eine zusammenfassende E-Mail oder ein Handout herumzuschicken. Insbesondere dann, wenn Sie Ihre Kollegen und Kolleginnen über wichtige Neuerungen informieren wollten, lohnt es sich, die wichtigsten Punkte übersichtlich für alle zugänglich zu machen. Auch profitieren all diejenigen davon, die keine Zeit hatten, am Online-Meeting teilzunehmen.

Auch bei Online-Meetings gilt: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen! Wenn es mal nicht so gut geklappt hat, machen Sie sich Notizen und versuchen Sie es das nächste Mal anders. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Büroräume mit der notwendigen Videokonferenztechnik auszustatten, sodass einem gelungenen Online-Meeting zumindest hinsichtlich der Technik nichts im Wege steht. Da viele Unternehmen neben ortsunabhängigen Arbeitnehmenden meist auch Meeting-Teilnehmer im Büro haben, beraten wir Sie gerne hinsichtlich der optimalen technischen Ausstattung für hybride Online-Meetings.

Mithilfe der richtigen Raumausstattung, hochwertigen Displays, Audio- und Videosystemen können Sie bei zukünftigen Online-Meetings eine Atmosphäre schaffen, die sich so anfühlt, als würden sich alle Teilnehmenden im gleichen Raum befinden. Moderne Technologie macht das Hinzuschalten zu Präsenz-Meetings aus der Ferne so einfach und unkompliziert wie noch nie. Als Unternehmen mit jahrelanger Erfahrung in den Bereichen Videokonferenz- und Medientechnik sind wir der optimale Ansprechpartner, um Ihnen zu einem gelungenen Online-Meeting zu verhelfen. Haben Sie Fragen zu unserem Leistungsangebot?

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!