Virtuelle Meetings bringen eine ganze Reihe attraktiver Vorteile mit sich. Sie müssen nicht länger prüfen, ob ein Besprechungsraum verfügbar ist, wenn Sie ein Teammeeting einberufen möchten. Außerdem können Sie dank der Verwendung von Computern, Kameras und weiteren digitalen Hilfsmitteln Besprechungen auch dann problemlos durchführen, wenn nicht alle Teammitglieder im Büro sind. Ein einfacher Klick auf den Besprechungslink genügt, um alle relevanten Teilnehmerinnen und Teilnehmer schnell zu versammeln. Dies ermöglicht es Ihnen, auch kurzfristig Informationen zu teilen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, was nicht nur Zeit, sondern auch effektiv Kosten spart.

Doch hier enden die Vorteile der Online-Meetings noch nicht. Nicht zuletzt sind virtuelle Meetings oft störungsfreier und können meist kürzer abgehalten werden als Teammeetings im Büro. Nebengespräche entfallen und das Teilen von wichtigen Inhalten wird nachhaltig beschleunigt. 

Darüber hinaus wird die standort- bzw. abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich optimiert. Wenn Sie das Gesicht Ihrer Kolleginnen und Kollegen sehen, mit denen Sie zuvor nur telefoniert oder per E-Mail kommuniziert haben, stärkt dies das gegenseitige Vertrauen und erleichtert eine verlässliche Zusammenarbeit.

Virtuelles Meeting effektiv gestalten mit der richtigen Vorbereitung

Für einen reibungslosen Ablauf und eine effektive Gestaltung Ihrer virtuellen Meetings ist die richtige Vorbereitung das A und O. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden gut vorbereitet an Terminen teilnehmen und für einen problemlosen Ablauf sorgen.

Die drei wichtigsten Schritte sind:

1. Das virtuelle Meeting gut strukturieren: Egal, ob es sich um virtuelle Meetings oder Treffen im Büro handelt – jede Besprechung sollte vorab gut geplant und anschließend strukturiert werden. Nicht nur, um besser einschätzen zu können, ob das Meeting überhaupt notwendig ist, sondern auch, um einen reibungslosen Verlauf zu garantieren.
2. Die Technik für das Meeting vorbereiten: Zu der richtigen Vorbereitung für virtuelle Meetings gehört auch, dass Sie die notwendige Videokonferenztechnik und Präsentationstechnik überprüfen. Funktionieren alle Kameras und Mikrofone? Läuft die Software? All dies sind Fragen, die Sie unbedingt vor Meetingbeginn abklären sollten.
3. Die Teilnehmenden vorbereiten: Im letzten Schritt der Vorbereitung sollten Sie die anderen Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer über die Agenda Ihres Meetings vorab informieren. Auf diese Weise können sich Ihre Kolleginnen und Kollegen bereits Gedanken über Fragen und Anregungen machen und wissen, was auf sie zukommt. Außerdem ist dies eine gute Gelegenheit, auch die Teilnehmenden im Home-Office daran zu erinnern, ihre Videokonferenztechnik vor Meetingbeginn noch einmal auf Funktionsfähigkeit zu überprüfen.

Neben der richtigen Vorbereitung gibt es natürlich noch weitere hilfreiche Tipps und Tricks, die Sie beachten können, um Ihr virtuelles Meeting möglichst effektiv zu gestalten.

Wir haben Ihnen die 5 besten Tipps mitgebracht:

Tipp 1: Alle Teilnehmenden einbeziehen und Pausen planen

Für einen effektiven Ablauf von Online-Meetings sollten Sie zu Beginn der Besprechung alle Teilnehmenden dazu auffordern, die Mikrofone stummzuschalten, um störende Hintergrundgeräusche und Unterbrechungen zu vermeiden. Zusätzlich können Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktiv in die Diskussionen integrieren. Lassen Sie dabei jedoch genügend Raum für Fragen und gestalten Sie Ihr Online-Meeting abwechslungsreich, indem Sie Breakout-Sessions, Übungsaufgaben und regelmäßige Pausen einplanen.

Tipp 2: Auf das Wesentliche konzentrieren

Bei virtuellen Meetings ist die Gefahr, dass die Konzentration der Teilnehmenden nachlässt, deutlich höher als bei Meetings im Büro. Umso wichtiger ist es, dass Sie langatmige Präsentationen mit irrelevanten Details vermeiden. Versuchen Sie sich stattdessen auf die wichtigsten Informationen zu beschränken und die Teilnehmenden über anregende Diskussionsfragen aktiv einzubinden.

Tipp 3: Aufgaben klar verteilen

Damit es bei virtuellen Meetings zu einem möglichst effektiven Output kommt, sollten die Meetingteilnehmerinnen und -teilnehmer klare Aufgaben erhalten. Dafür können Sie bei Fragen gezielt Kolleginnen und Kollegen namentlich ansprechen oder Kleingruppen zur Bearbeitung von wichtigen Aufgaben erstellen. So kann niemand in der Gruppe untergehen und Sie erhalten im Idealfall gut ausgearbeitete Lösungen für aktuelle Probleme.

Tipp 4: Das Meeting abwechslungsreich gestalten

Damit keine Langeweile aufkommt, sollten Sie virtuelle Meetings so abwechslungsreich wie möglich gestalten. Hierfür haben Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten:

• Regelmäßige Nachfragen
• Breakout-Sessions
• Feedback-Runden
• Aufgabenverteilung
• Ideensammlung

Das sind nur einige Beispiele für effektive Methoden, um einen stumpfen Monolog während des Meetings zu vermeiden. Versuchen Sie, die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer so viel wie möglich miteinzubeziehen. So haben Sie nicht nur deren Aufmerksamkeit, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, effiziente Ideen zu erhalten, wächst.

Tipp 5: Kreative Ideen für interaktive virtuelle Meetings

Zuletzt kann auch die kreative Gestaltung eines virtuellen Meetings zu einem effektiven Ablauf und Ergebnis beitragen. Auch hierbei bieten sich im Internet zahlreiche Methoden, die Sie verwenden können. Wie wäre es zum Beispiel mit Live-Abstimmungen oder kurzen Quizrunden? Dies hält nicht nur das Engagement der Teilnehmenden aufrecht, sondern es zeigt auch, dass Sie sich viele Gedanken über das anstehende Meeting gemacht haben, was bei den Teilnehmenden für gewöhnlich auf Anklang stößt.

Nicht nur die richtigen Präsentationstechniken und Vorbereitungen sind ausschlaggebend für effektive virtuelle Meetings; auch die Konferenztechnik sollte im Idealfall einwandfrei mitspielen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Büroräume mit der notwendigen Videokonferenztechnik auszustatten, damit bei Ihren virtuellen Meetings keine technischen Probleme auftreten. Da die meisten Unternehmen hybrides Arbeiten anbieten, befinden sich häufig auch weiterhin Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer im Büro. Deshalb bieten wir Ihnen bei Bedarf auch eine umfängliche Beratung zur optimalen technischen Ausstattung für hybride Online-Meetings.

Mithilfe der richtigen Büroausstattung, hochwertigen Displays, Kamerasystemen und der passenden Audiotechnik unterstützen wir Sie vollumfänglich dabei, Ihre zukünftigen virtuellen Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten. Gerne stehen wir Ihnen auch bei weiteren Fragen zu unserem Leistungsangebot zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!