Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags in einem Unternehmen. Doch nicht selten werden sie als Zeitfresser empfunden, der mehr Frust als Fortschritt mit sich bringt. Eine gute Meetingkultur ist deshalb unabdingbar, um Meetings für Sie und Ihre Arbeitnehmenden so produktiv wie möglich zu gestalten.

Definieren Sie deshalb vorab klare Ziele, die in diesem Meeting erreicht werden sollen. Eine präzise Zielsetzung hilft dabei, die Diskussionen fokussiert zu halten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ergebnis hinarbeiten. Hierfür empfiehlt es sich, vorab einen Leitfaden für Ihr Meeting zu erstellen, der den Ablauf vorgibt und dafür sorgt, dass alle relevanten Themen besprochen werden.

Teilen Sie die Agenda über die festgelegte Meetingstruktur frühzeitig mit den Teilnehmenden, damit sich jeder vorbereiten kann und sich seiner Aufgaben bewusst ist. Wenn für jeden Teilnehmenden alle Zuständigkeiten vorab klar definiert sind, können Sie Ihre Meetings möglichst effizient gestalten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer erfolgreichen Meetingkultur ist die klare Verteilung von Aufgaben und die Förderung der aktiven Teilnahme aller Beteiligten. Jede am Meeting teilnehmende Person sollte wissen, welche Rolle sie übernimmt und welche Aufgaben sie während und nach dem Meeting erfüllen soll. Dies sorgt für klare Verantwortlichkeiten und verhindert Missverständnisse. Beauftragen Sie außerdem vorab eine Person damit, ein Protokoll des Meetings zu führen.

Ein schriftliches Protokoll stellt sicher, dass alle besprochenen Punkte und getroffenen Entscheidungen dokumentiert werden. Dadurch können die Teilnehmenden die Inhalte jederzeit nachlesen, um offene Fragen zu klären oder auch um Kolleginnen oder Kollegen, die das Meeting verpasst haben, über alle Punkte zu informieren. Indem Sie durch eine festgelegte Meetingstruktur und Aufgabenverteilung für die aktive Einbindung aller Teilnehmenden sorgen, geben Sie jedem die Möglichkeit, sich einzubringen und sorgen so für eine inklusive Meetingkultur.

Sowohl die technische Ausstattung als auch die allgemeine Büroausstattung spielen eine entscheidende Rolle für eine gelungene Meetingkultur. So sollten unter anderem die Tische und Stühle ergonomisch gestaltet und die Präsentationstechniken intuitiv zu bedienen sein. Die korrekte technische Ausstattung ist insbesondere in der Arbeitswelt 4.0 ein absolutes Muss, um eine erfolgreiche Meetingkultur zu gewährleisten.

Hybride Meetings haben in der modernen Arbeitswelt an Bedeutung gewonnen, da sie es ermöglichen, Teilnehmende sowohl vor Ort als auch remote zusammenzubringen. Mithilfe von Videokonferenzsoftware wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet & Co. können sich Teammitglieder von überall aus dazuschalten, um aktiv am Meeting teilzunehmen. Um für ein gelungenes Online-Meeting zu sorgen, ist die Verwendung hochwertiger technischer Ausstattung unerlässlich.

Auch bei der Auswahl Ihrer Technik kommt es auf Qualität statt Quantität an. Wählen Sie deshalb hochwertige Kameras, Mikrofone und Lautsprecher, um für eine klare Kommunikation zu sorgen – dies gilt insbesondere für hybride Meetings.

Aus diesem Grund sollten Sie Ihren Meetingraum auch mit großen Displays, Projektoren oder Beamern ausstatten, um die Remote-Teilnehmenden für alle sichtbar zu machen und eine nahtlose Interaktion zu ermöglichen.

Neben der Wahl der richtigen Technik – wie beispielsweise der passenden Videokonferenz-Kamera oder des richtigen Mikrofons für Videokonferenzen – ist aber auch die professionelle Installation dieser von Relevanz. Schauen Sie sich deshalb vorab unsere Tipps dazu an, wie Sie beispielsweise den richtigen Abstand beim Beamer berechnen oder wie Sie ihren Beamer richtig einstellen.

Hochwertige Technologien stellen sicher, dass alle Teilnehmenden – egal ob vor Ort oder virtuell – gleichberechtigt am Meeting teilnehmen können und sich eingebunden fühlen. So können hybride Meetings effektiv und inklusiv gestaltet werden, was zu einer besseren Zusammenarbeit und einer erfolgreichen Meetingkultur führt.

Gerne unterstützen wir von ComPeri Sie bei der Büroplanung: Zu unseren Service-Leistungen zählen sowohl die Konzeption Ihrer technischen und allgemeinen Büroausstattung als auch deren Installation und regelmäßige Wartung. Seit nunmehr über 25 Jahren sind wir der Ansprechpartner für Präsentationstechnik, Konferenzraumtechnik und Medientechnik. Kontaktieren Sie uns und gemeinsam sorgen wir für eine optimale Meetingkultur in Ihrem Unternehmen.